Kysymys: Miten kilpailutuksessa voisi vähentää jatkuvaa ”palaveeraamista” ja silti parantaa kilpailutuksen tiedonkulkua?
Kilport Juha™: On totta, että aikaan kuuluu laaja tiimityö ja sitäkin tarvitaan. Kilport Juha™ mahdollistaa kuitenkin hankinnan tarpeen määrittelyn ja sisällön muokkaamisen ajasta ja paikasta riippumatta. Yhtenäinen asiakirja on kaikkien nähtävissä. Myös potentiaaliset yritykset ovat keskeisiä valmistelussa.
Kysymys: Avauspöytäkirjan tekeminen on työläs. Voiko sen tehdä sähköisesti ja nykyistä helpommin?
Kilport Juha™: Sähköisessä kilpailutuksessa järjestelmään jätetyt tarjoukset kirjautuvat suoraan avauspöytäkirjaksi. Näin säästyy runsaasti työaikaa.
Kysymys: Voiko kilpailutuksessa edellyttää tarjouksen jättämistä sähköisesti?
Kilport Juha™: Jos tarjouksen sähköiselle jättämiselle annetaan edellytykset, ei velvoitteelle ole estettä. Kilport Juha™ parantaa yritysten tarjoamismahdollisuuksia sekä sähköisessä julkaisussa, tasapuolisessa lisätietojen vuorovaikutuksessa että tarjousten monipuolisessa jättämisessä. Myös mahdolliset paperitarjoukset voidaan liittää Kilport Juhaan™.
Kysymys: Onko eri hankinnoille tarjouspyynnön hyviä mallipohjia, ettei aina tarvitsisi aloittaa tyhjältä pöydältä?
Kilport Juha™: Hankinnan tarpeen riittävä tunteminen ja määrittely huolellisesti valmisteluna on hankinnan kilpailuttamisen perusta. Kilport Juha™ helpottaa hankinnan valmistelua useilla käytännönläheisillä tavoilla, mutta ”vanhan” tai ”toisen” asiakirjan käyttäminen tarjouspyynnön mallipohjana ei kuulu hyvän hankintatavan eikä hankintayksikön eduntavoittelun pariin.
Kysymys: Tietotekniikan käytöstä puhutaan paljon, mutta kaikki atk-järjestelmät ovat erilaisia eivätkä sovi olemassa oleviin järjestelmiin – ainakaan ilman suuria kustannuksia?
Kilport Juha™: Usein tilanne on juuri näin. Kilport Juhassa™ sähköinen kilpailutus on kuitenkin mahdollista toteuttaa ilman erillisiä tietotekniikkakustannuksia, koska sähköinen kilpailutusprosessi toteutetaan selainpohjaisesti eli Internetissä.
Kysymys: Hankintalaki on monimutkainen ja vaatii erityistä osaamista. Etenkin, kun kilpailutuksia tekee harvoin, mielellään jättäisi koko kilpailutuksen tekemättä.
Kilport Juha™: On totta, että harvoin julkisia hankintoja tekevillä menee kilpailuttamiseen aikaa kohtuuttoman paljon. Kilport Juhassa™ kilpailuttajat on huomioitu siten, että järjestelmä sisältää erittäin runsaasti käytännönläheistä ohjeistusta ja opastusta. Tämän lisäksi kilpailutuksen toteuttaminen etenee hankintalain määräysten mukaisesti.
Käytännössä valtaosa henkilöistä tekee kilpailutuksia oman toimensa ohella. Hyvään kilpailutukseen kuuluu riittävästi harkittu tarpeen tunteminen ja määrittely (substanssi), hankintaosaaminen sekä markkinoiden tunteminen. Kilport Juha™ helpottaa, ohjaa ja opastaa onnistuneeseen kilpailutukseen.
Kysymys: Olen ollut monissa hankintakoulutuksissa, mutta niiden anti on yleensä aika yleisellä tasolla. Miten hankinnan peruskilpailutuksen saisi helposti onnistumaan niin, ettei olisi pelkoa valituksista?
Kilport Juha™: Julkisen hankinnan kilpailutus on varsin määrämuotoinen ja velvoittava. Olennaista on valmistella ja suunnitella kilpailutus todellista tarvetta vastaavaksi.
Kilport Juha™ ohjaa toimimaan mahdollisimman oikein ja hankintalain mukaisesti. Kilport Juhassa™ on asiakirjoja ja ohjeita niin hankinnan valmisteluun, hankintapäätöksen tekemiseen ja täytäntöönpanoon kuin hankintasopimukseenkin.
”Valittaminen” kuuluu yrityksen oikeusturvaan eikä mikään järjestelmä tai muukaan kilpailuttamismenettely voi taata mahdollisten oikeusvaikutusten välttämistä.